In den Hochzuverlässigkeitsindustrien haben sich erfolgreiche Strategien und Sicherheitsinstrumente entwickelt. An dieser Stelle zeigen wir, welche Sicherheitsinstrumente es gibt und welchen Nutzen sie jeweils bringen. Eines vorweg: Um im medizinischen Bereich Sicherheit zu gewährleisten, braucht es strukturiertes Teamwork – und der Mensch muss im Mittelpunkt stehen.
Sicherheitsinstrumente
Strukturiertes Teamwork entsteht zu einem Teil durch die Vereinheitlichung von sicherheitsrelevanten Abläufen. Die Organisation sollte es ihrer Belegschaft leicht machen, das Richtige zu tun, und schwer machen, das Falsche zu tun.
In sicherheitssensiblen Bereichen gilt: Das Wichtigste ist, das Wichtige zu wissen.
Wir alle kennen Teammitglieder, die viel zu lange, zu unspezifisch, zu unstrukturiert oder zu kompliziert kommunizieren. Andere wiederum teilen sich stets zu wenig mit. All das führt zu fehlender Motivation, Verzögerungen, Krankenständen und zu Fluktuation.
Im Folgenden finden Sie bewährte Kommunikationstechniken. Um diese umzusetzen braucht es dreierlei:
- Unterstützung der Führungskräfte
- Training der Teams
- Begleitung bei der Einführung in der Praxis
DOWNLOADS
Wir stellen hier jeweils ein Muster der Taschenkarte SAFE und des SAFE Notizblocks zum Download bereit und bieten entsprechende Trainings an.
Auf Anfrage senden wir Ihnen gerne entsprechende Literaturangaben.
Strukturierte Kommunikation
Die »strukturierte Kommunikation« ermöglicht den verlässlichen Austausch von Informationen zwischen Personen oder Gruppen.
Sie kam erstmals in atomgetriebenen U-Booten erfolgreich zum Einsatz und hat sich seitdem auch in anderen Systemen und Organisationen bewährt.
Bei jedem Informationsaustausch werden vier Informationsblöcke jeweils in der gleichen Reihenfolge abgearbeitet.
Im angloamerikanischen Bereich bezeichnet das Akronym S-B-A-R (Situation, Background, Assessment, Recommendation) die einzelnen Informationsblöcke. Das Akronym soll bei der Anwendung unterstützend wirken. Damit es das auch bei Menschen, die nicht Englisch sprechen, tun kann, haben wir bei AssekuRisk eine deutsche Version mit dem Akronym S-A-F-E entwickelt. Die Anfangsbuchstaben von
S-A-F-E bedeuten: Situation, Ausgangslage, Fakten, Entscheidung.
Strukturierte Übergabe
Übergaben von einer Schicht zur nächsten – an Schnittstellen, von Person zu Person – sind stets Schwachstellen. Strukturierte Übergabe ist überall dort von Bedeutung, wo fehlende Information erfolgskritisch ist, wo diese zu Verzögerungen, Fehlern und Schäden führt. Unsere Erfahrung aus der Luftfahrt und der Medizin hilft uns, Ihren Teams genau zu erläutern, wo dieses Werkzeug sinnvoll verwendet werden kann. Wir wissen, wie es zielführend eingesetzt wird. In unseren Coachings helfen wir, diese Übergaben so einfach wie möglich zu strukturieren und umzusetzen, bis sie zur Gewohnheit geworden sind.
Briefing/Debriefing
Wenn der Erfolg davon abhängt, ob das Team ein einheitliches Bild der gemeinsamen Tätigkeit hat, ist ein Briefing wichtig. Beim Klettern, Tauchen oder Segeln ist eine kurze Vorbesprechung ein normaler Teil des Ablaufes. Im beruflichen Kontext ist das Briefing in vielen Fällen leider nicht Routine.
In einem Briefing werden der Plan, Zuständigkeiten und Besonderheiten angesprochen. Jede Person kann und soll Verständnisfragen stellen. Das Teamgefüge und die informelle Art der Kooperation werden festgelegt. Die Durchführung eines Briefings muss trainiert werden.
Das Debriefing ist eine kurze Nachbesprechung einer Aktivität im Team. In dieser Phase findet organisationales und persönliches Lernen statt. Es wird kurz darüber gesprochen, was gut gelaufen ist, was man das nächste Mal bedenken oder anders machen sollte und ob der Ablauf, so wie er festgelegt ist, noch passt. Gegebenenfalls wird an die Organisation Wichtiges berichtet.
Strukturierte Kommunikation
Alle machen es immer gleich.
Procedures
Ein Handlungsritual auf kleinster Ebene wird in der Luftfahrt »Procedure« genannt. Wenn es wichtig ist, dass gewisse Abläufe von allen Mitarbeiter*innen auf die gleiche Weise erledigt werden, hat das enormes Lösungspotenzial. Wenn ihre Belegschaft darüber aufgeklärt wird und im Training selbst erlebt, dass eine Vereinheitlichung eine enorme Erleichterung der Arbeit und gleichzeitig Sicherheit gewährleistet, wird dieses Vorgehen nicht als Bevormundung missverstanden, sondern gerne angenommen.
Procedures sind einfache Handlungsrituale, wie sie jeder Mensch im Alltag für sich selbst entwickelt hat (Geld, Schlüssel, Handy, Brille dabei?). Stabile Procedures wirken sehr robust gegenüber Störungen. Teammitglieder wissen exakt, welcher Schritt als nächstes kommt. Die Handlungsabfolgen werden harmonisiert, vereinheitlicht und vereinfacht. Best Practise ist der Maßstab. Gleichzeitig ist es jederzeit möglich, von Procedures abzuweichen, wenn es die Situation erfordert. Die Resilienz der Abläufe ist das Wichtigste und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter*innen soll in gleichem Maß erhöht werden.
Einsatzbereich von Procedures
Procedures werden überall dort eingesetzt, wo verschiedene Personen gleiche Tätigkeiten in verschiedenen Teamkonstellationen durchführen müssen oder besonders sicherheitssensible Tätigkeiten richtig durchgeführt werden müssen (zum Beispiel Lesen von Checklisten, richtige Identifikation von Patient*innen in einer Klinik, Closed-Loop-Kommunikation oder Briefings zu festgelegten Momenten.)
Entwicklung von Procedures
Gemeinsam mit den Teams vor Ort und Ihren Risikomanager*innen entwickeln wir Procedures, die dem »best practise« Ansatz entsprechen und für Ihren Anwendungsfall sinnvoll sind. Wo die Einführung von einheitlichen Procedures die beste Lösung ist, wird in unseren Projekten im Sicherheitsaudit ermittelt.
Schulung von Procedures
In unseren Trainings wird die Belegschaft über den Sinn von Procedures aufgeklärt, die Wirkungsweise wird erläutert und die Anwendung trainiert. Unsere Trainer*innen wissen, wie wichtig praktische Relevanz, Nutzen und Akzeptanz sind. Die tägliche Arbeit muss entbürokratisiert und vereinfacht werden. Diese Botschaft wird in den Trainings vermittelt und kommt sehr gut an.
Wann immer es wichtig ist, dass ALLES von JEDEM erledigt wird.
Checklisten
Das »Vergessen« ist einer der häufigsten menschlichen Fehler. Checklisten sind wichtige Erinnerungshilfen. Sie müssen einfach, kurz und klar sein.
Unter Zeitdruck und Stress steigt das Risiko, wichtige Arbeitsschritte zu vergessen um das Vierfache. Das Instrument Checkliste hat in Kliniken überall dort große Bedeutung, wo das Auslassen wichtiger Arbeitsschritte zu Schäden führen kann. Checklisten sollen möglichst kurz sein und nur wichtige bzw. kritische Punkte/Abläufe enthalten.
Arten von Checklisten
Check & Verify, Read & Do Checklisten
Checklisten, in denen an definierten Momenten überprüft wird, ob alles seine Richtigkeit hat (Check & Verify). Checklisten, mit denen zu gewissen Momenten in der festgelegten Reihenfolge Prozessschritte aktiv ausgeführt werden (Read & Do).
Transferchecklisten
Transferchecklisten begleiten einen Prozess. Das kann im Fall einer Klinik auch ein*e Patient*in sein. Wichtige Informationen können so prozessbegleitend weitergegeben werden. Diese Checklisten erzeugen Teamwork seriell.
Team Time Out Checklisten
Diese Checklisten werden gemeinsam im Team gelesen, wenn es wichtig ist, dass in einem bestimmten Moment alles stimmt, z.B. vor Beginn einer Operation.
Quick Reference Cards (QRC)
Diese Karten dienen als schnelle Referenz. Sie können ein Procedure unterstützen, bis es zur Gewohnheit wurde. Sie können einen Ablauf unterstützen und als Erinnerungshilfe dienen. Während Checklisten in erfolgskritischen Momenten verwendet werden müssen, sind Quick Reference Cards eine Hilfestellung der Organisation, um ohne viel Mühe etwas richtig machen zu können.
Übergabechecklisten
Eine Übergabecheckliste soll sicherstellen, dass bei Übergaben über die wichtigen Punkte in der besten Reihenfolge gesprochen wird. Zu oft ist der Notarzt oder die Notärztin mit dem Helikopter wieder weg, und die annehmende Ambulanz hätte doch noch eine Rückfrage.
Checklistenerstellung
Checklisten müssen einfach, übersichtlich und gemäß »Human Factor Designkriterien« gestaltet werden. Im Rahmen der Entbürokratisierung von Arbeit sollen Checklisten auf das einfachste reduziert werden. Nur dann erfahren sie die nötige Akzeptanz und werden tatsächlich verwendet. Sehr häufig finden wir bei unseren Audits Checklisten, die unübersichtlich und kompliziert sind. Oft hat es den Anschein, als würden diese Checklisten eher Haftungsansprüche abwehren wollen, als die Sicherheit der betroffenen Abläufe unterstützen. Es sollte mehr Aufwand in die Verlässlichkeit der Prozesse und die Sicherheit aller Betroffenen investiert werden, als in die Dokumentation, die hilft nachzuweisen, dass im Schadensfall kein Haftungsanspruch vorliegt.
Praktische Beispiele Medizin
All or nothing
Bündelstrategien
»Bundles« sind eine kleine Anzahl möglichst evidenzbasierter Maßnahmen. Sie stellen einen Minimalstandard dar, den es einzuhalten gilt.
Ein sicherer Ablauf entsteht meist nicht aus einer Lösung alleine. Manchmal ist die verlässliche Umsetzung eines Maßnahmenbündels die Lösung. Wenn alle Maßnahmen verlässlich umgesetzt werden, ist die Sicherheit im Ablauf gewährleistet. Und umgekehrt: Wenn nicht alle Maßnahmen umgesetzt werden, sind die erwünschten Outcomes nicht zu erreichen.
Ein einfaches Beispiel dafür ist die perioperative Antibiotikaprophylaxe:
- Das richtige AB
- Zum richtigen Zeitpunkt
- Als Einmalgabe
Natürlich gibt es auch Ausnahmen, die jedoch definiert sein müssen. Der Vorteil evidenzbasierter Punkte liegt darin, dass darüber nicht diskutiert werden muss.
Weitere Beispiele gibt es in erster Linie bei der Prophylaxe von Infektionen:
- Katheterassoziierte Harnwegsinfekte (CAUTI)
- Beatmungsassoziierte Pneumonien (VAP)
- Prophylaxe chirurgischer Wundinfektionen
- Infektionen nach dem Setzen von Zentralvenenkathetern (CLABSI)
- Frühzeitige Behandlung septischer Zustandsbilder
Für mehr Informationen zum Thema Bundles verlinken wir hier einen Artikel des IHI (Institute for Healthcare Improvement):
Kritische Situationen objektiv beurteilen
Scores
In manchen Situationen hängt es von der Ansprechbarkeit von Teammitgliedern sowie der Teamstimmung ab, ob eine Situation eskaliert wird oder nicht (Hierarchiegefälle). »Scores« sind ein sehr gutes Instrument, diese Situationen und das Vorgehen objektiv zu bewerten.
Frühwarnscore
Ausgangspunkt für die Entwicklung und Verwendung der unterschiedlichen Frühwarnscores war das Vermeiden eines unbemerkten Abgleitens eines Patienten oder einer Patientin in einen intensivpflichtigen Zustand. Die Kraft der heute zur Anwendung kommenden Scores liegt dabei nicht alleine beim Score, sondern bei den daraus resultierenden festgelegten Aktivitäten. Im Besonderen geht es dabei um das Aufbrechen hierarchischer Kommunikationsbarrieren sowie um einen einfach zu erstellenden Score. Der von AssekuRisk eingesetzte Score orientiert sich an dem in England landesweit eingesetzten „National Early Warning Score (NEWS)“. Wir haben einen solchen Score als Taschenkarte entwickelt. So besteht die Möglichkeit, diesen immer bei sich zu tragen, damit kein wichtiger Parameter übersehen wird.
Einfache Erfassung von Zwischenfällen
Outcome Monitoring (OCM)
Das Outcome Monitoring hilft bei der digitalen Erfassung von Zwischenfällen oder Komplikationen. Damit können statistische Daten zu Art und Frequenz jederzeit abgerufen werden.
Für Kliniken und Pflegeeinrichtungen bieten wir diese spezielle Online-Applikation an, um Zwischenfälle oder fachspezifische Komplikationen einfach und schnell zu erfassen. In der Medizin können damit Daten zu Wiederaufnahmeraten, ungeplanten Transfusionen, septischen Fieberverläufen, Revisionen oder Nachblutungen grafisch dargestellt werden. Das hilft, auffällige Häufungen zeitnah zu erkennen. Das System ist aufwandsarm, rasch, effektiv und kostengünstig.
Das Outcome Monitoring ermöglicht es, »auf Knopfdruck« Art und Frequenz von Zwischenfällen oder Komplikationen abzurufen. Auf Anfrage erhalten Sie gerne einen Probezugang.
Die Lösung für einheitliches Wissen im Team
Team Informations System (TIS)
TIS entkoppelt die lückenlose Informationsweitergabe von E-Mails, Zetteln oder mündlicher Kommunikation. Informationen werden nicht personen-, sondern funktionsbezogen gezielt an alle Empfänger übermittelt.
TIS ermöglicht die Weitergabe von aktuellem Wissen über klar definierte Kanäle an zuvor festgelegte Empfänger und fragt zusätzlich ab, ob die Information gelesen wurde. Diese Closed-Loop-Kommunikation führt zu mehr Sicherheit.
Die Vorteile von [TIS]:
- Rasches Wahrnehmen wesentlicher Informationen
- Effizientes und sicheres Gestalten von Kommunikationsabläufen
- Vermeiden unwichtiger Meldungen
- Vermeiden der üblichen Informationsüberflutung
- 100% nachvollziehbar (Closed-Loop-Kommunikation)
Auf Anfrage erhalten Sie gerne einen Probezugang.
Kritische Situationen berichten, um daraus zu lernen
Vorfallberichtsystem (VOBES)
Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, in einem Meldeportal anonym kritische Zwischenfälle oder Vorfälle einzugeben. Unsere Experten werten die Meldungen aus, kommentieren sie und geben Empfehlungen dazu ab. Die Belegschaft kann die Meldungen anonymisiert im Portal einsehen.
Gemeinsam mit der Risk- und Safety-Management-Abteilung werden Maßnahmen überlegt, wie diese kritischen Situationen zukünftig entschärft werden können. Es wird versucht, zu eruieren, was die dahinterliegenden Ursachen sind. Ziel ist, Schwachstellen zu erkennen, um zukünftige Schäden zu vermeiden und andere Teammitglieder in Kenntnis zu setzen, welche kritischen Vorfälle passiert sind.
Fehlermeldesysteme haben sich in hochzuverlässigen Systemen und der Medizin (CIRS) inzwischen flächendeckend durchgesetzt. Damit Fehlermeldesysteme und Vorfallberichtsysteme gut funktionieren, braucht es eine entsprechende Sicherheits- und Meldekultur.